結婚式の延期、中止、キャンセルのお詫び連絡はいつまでにおこなう?理由別の例文と連絡の手順

結婚式の延期、一旦中止、キャンセルが決まった場合には、招待しているゲスト全員にすみやかにお詫びして連絡する必要があります。その際に結婚式が延期や中止になった理由は、どのような文面で伝えるべきなのでしょうか。また、結婚式前に頂いた結婚祝い(ご祝儀やプレゼント)に関しては、返すべきか、そのまま受け取っていいものなのでしょうか。速やかにゲストに連絡し、不安な気持ちにさせないよう、対応方法やお詫び状の例文、配慮のポイントをまとめました。

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結婚式を延期、中止、キャンセルを決定するまでに必要な手順と確認事項

結婚式を延期、中止、キャンセルを決定するまでに必要な手順と確認事項

iStoc / LoudMango

自身や家族の病気、身内の不幸、離婚、台風、不測の事態…など、さまざまな理由によって時には結婚式を延期、中止、キャンセルについて検討しなければならないこともあります。しかし結婚式を延期または中止するには、時間が経過すればするほど莫大な費用がかかり、招待していたゲストにも迷惑がかかります。検討し始めた段階からすみやかに結論が導き出せるよう、流れと手順を確認しましょう。

延期、中止、キャンセルに関しては両家両親にも意思確認

結婚式は新郎新婦のためだけではなく、多くは両家の両親や親族との絆を深めるための催しでもあるため、延期、中止、キャンセルには二人だけでなく両家の意思確認も必要です。

結婚式中止の場合のキャンセル料金やゲストへの対応を会場側に確認

結婚式会場の担当者(ウェディングプランナー)にキャンセル料金が現時点の段階でいくらかかるかの費用面の確認と、結婚式を中止した場合のゲストへの対応について確認を行います。
キャンセル料金がどのようにかかるかは会場によって変わりますが、キャンセル料金は本契約が済んた日から発生し、挙式日に近くなるほど高額になります。また、中止の場合どのようにゲストにお詫びし、いつまでに連絡したらよいかなども合わせて確認しましょう。特に挙式日直前での中止やキャンセルの場合は、とにかく早くゲストに連絡する必要があるでしょう。

結婚式延期の場合は延期料金の確認と日程調整可能かの確認

やむを得ない理由により結婚式を延期したい場合は、延期理由や会場によっては、指定の期間までの延期であれば、すでに発注してしまったものや、どうしてもキャンセルできないものの費用のみで、延期が可能な会場もあるようです。
ただし、延期も指定期間内に可能な日程があれば、という対応に限られる場合もあり、秋や春などの人気シーズンや日柄の良い日は既に予約がいっぱいで、指定期間内の延期が難しい場合も考えられるでしょう。
延期に関しても会場ごとに対応が違うため、まずはしっかり確認をとることが大切です。

結婚式総合保険に事前加入していた場合には補償されるか確認

会場の契約時に結婚式総合保険に加入していた場合、今回の延期料金やキャンセル料金が補償されるかどうか、保険会社に確認をとりましょう。
適応範囲は大きく次のようなケースになります。

・身内や本人の不幸
・身内や本人の7日以上の入院
・式当日の入院、医師による待機指示
・地震・台風・火事などの災害

結婚式の延期、中止、キャンセルが決定したらいつまでにゲストに連絡する?

結婚式の延期、中止、キャンセルが決定したらすぐにゲストに連絡します。ゲストは早い人なら半年以上前から二人のために予定を調整してくれており、結婚式が近づけば服装や交通、宿泊などの手配をすでに終えてしまっている人もいるでしょう。
ゲストに時間的、金銭的にも多大な迷惑をかけてしまう恐れがあるため、迅速にお知らせすることが大切です。

とんなに遅くても結婚式1週間前までにゲストに連絡する

不測の事態以外では、どんなに遅くても結婚式の1週間前までには結婚式の延期、中止、キャンセルをゲストに連絡しましょう。1週間前というのは、宿泊料金のキャンセル料金がギリギリかからない(ホテルでは前日までかからない場所が多いが、旅館などでは1週間前からキャンセル料金がかかる場所が多い)期限です。

中止、延期の連絡が直前になってしまった場合

万が一ゲストが交通、宿泊を自己手配しており、結婚式の中止や延期の連絡が間に合わずキャンセル料金が発生してしまった場合には、こちらでキャンセル料金を負担すると申し出ましょう。
新幹線の場合は2日前までなら払い戻し手数料のみでキャンセルできますが、出発日前日以降は払い戻し手数料と特急料金の30%のキャンセル料金がかかります。また飛行機を手配している場合、出発の2週間前から運賃の50~60%のキャンセル料金がかかります。

結婚式の延期、中止、キャンセルの連絡方法

結婚式の延期、中止、キャンセルの連絡方法

iStoc / west

結婚式までどれくらい日程があるかによって、連絡方法は異なります。
結婚式の延期、中止、キャンセルのお詫びと連絡をする人は、封書の場合『結婚式の主催者』になります。主催者が新郎新婦である場合は新郎新婦の名前で、両家の親の名前で連絡を入れます。
また、便利なメールやライン、SNSなどのコミュニケーションツールはマナー上では失礼に当たるため、利用は避けましょう。

結婚式当日まで時間がある場合は封書で連絡

一般的に結婚式の日程の延期、中止、キャンセルの連絡は、お詫び状を作成し、封書で送ります。はがきだと内容が他の人に見られてしまうためカジュアルな用途に使うツールであり、お詫び状は封書で送ることがマナーです。
連絡には迅速さが求められるため、お詫び状や封筒の住所は印刷したものでかまいません。

仲人や主賓には直接出向いてお詫びをする

仲人や主賓をお願いしていた方や、結婚式でお世話になった親族には、新郎新婦が直接出向いてお詫びをします。結婚式の主催が両家両親の際には、両親がお詫びをします。
遠方ですぐに出向くのが難しい場合には、電話をしてお詫びをしましょう。
また、遠方から来るゲストで宿のキャンセルや航空券キャンセルが考えられる方は、キャンセル料金の負担も含め、直接電話してお詫びと負担を申し出ましょう。

結婚式当日まで時間がない場合にはゲスト全員に電話で知らせる

結婚式当日まで余裕があれば、お詫び状を作成できますが、2週間を切ったタイミングで延期、中止、キャンセルが決定した場合は一刻も早く知らせる必要があるため、ゲスト全員に必ず電話でお知らせしましょう。
忙しい方で電話をしてもよい常識的な時間(朝9時~夜21時頃まで)に電話に出られない方や、会社の同僚など電話番号が分からない方には、メールまたはラインなどのツールを利用しましょう。

結婚式の延期、中止、キャンセルの理由とお詫び状の内容

結婚式延期、中止、キャンセルを連絡するお詫び状には、次のような構成と内容を盛り込んで作成します。

・頭語
・時候の挨拶
・中止・延期のお知らせとお詫び
・中止・延期になった理由
・延期の日程(分かっている場合)
・結語

結婚式延期、中止、キャンセルの理由の書き方

結婚式延期、中止、キャンセルの理由は、多くの場合には「やむなき事情により」などとぼかして書くことがほとんどです。
明記しても差支えのない前向きな内容である場合には理由を明記してかまいません。ただし、後ろ向きな理由である場合には理由を明記せず、ぼかした表現(「やむなき事情」など)にとどめましょう。
結婚式が中止になり、延期したいがまだ日程が決まっておらず、ゲストの方に再度の調整を待って欲しい場合には、病気や仕事の都合など差支えのない範囲でfは理由を書いてもいいでしょう。浮気、離婚など後ろ向きな理由に関しては、例えどんなに一方に非があったとしても、理由は明記せずに伏せましょう。

明記してもいい理由

仕事(栄転、急な転勤など)
自然災害(台風、地震など)
不測の事態(新型コロナウイルス感染症による配慮など)

ぼかした表現が妥当な理由

両家親、親族、新郎新婦本人の病気、入院、事故、不幸など
妊娠による体調不良など
浮気、離婚、破産など

結婚式の延期、中止、キャンセルを連絡するお詫び状の例文

結婚式の延期、中止、キャンセルを連絡するお詫び状の例文

iStoc / CapturedNuance

結婚式中止の連絡をするお詫び状の例文

謹啓 春暖の候、皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたび
渡部 一郎
渡部 美緒
の婚礼に際しましてはご祝福をいただき
ご臨席のお返事を賜りまして誠にありがとうございます
ここに突然のことでございますが やむなき事情により
△月△日に予定しておりました挙式の日時を 中止いたしますことに相成りました
日時が迫ってからの突然の中止の連絡となり 
皆様には多大なご迷惑とご心配ををお掛けいたしますことを 心からお詫び申し上げます
何卒今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます
略儀ではございますが 書中にて結婚式中止のお詫びまで申し上げます
謹白

結婚式延期の日程が決まっておりお詫び状と再招待状を兼ねる場合の例文

延期になったことを知らせる一文と、変更した日付を追加し、改めて招待状を作成します。
返信用はがきも同封し、再度出欠のお返事をいただきましょう。
招待状のため、ふたりの連名を書き、日程変更の理由が前向きであるもの、差支えないものであるなら「都合により」の部分に、たとえば「私 渡部一郎の急な海外出張のため」や「この度 新型コロナウイルスの感染拡大により」など、詳しい理由を書いてもOKです。

謹啓 春暖の候、皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます
さて、先般ご案内申し上げました
渡部 一郎
渡部 美緒 
の結婚式は〇年〇月〇日〇時の予定でご案内申し上げましたが
都合により△年△月△日△時の開宴に変更となりました
ご迷惑をおかけ致しますが是非ともご出席くださいますようお願い申し上げます
謹白

結婚式延期は決まったが次の日程が決まっていない場合のお詫び状の例文

延期ですが次の予定がまだ立たない場合は、ゲストに安心してもらうために差し支えない範囲で理由を書くのもいいでしょう。

謹啓 春暖の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます
このたび
渡部 一郎
渡部 美緒 
の婚礼に際しましてはご祝福をいただき
ご臨席のお返事を賜りまして誠にありがとうございます
ここに突然のことでございますが この度 新型コロナウイルスの感染拡大により
〇月〇日予定の挙式の日時を 延期いたしますことに相成りました
ご多用の中ご予定いただきましたにも拘わらず 大変心苦しく思いますが
何卒ご寛容賜りますようお願い申し上げます
予定では△月頃に結婚式を挙げたいと考えておりますが
改めて披露宴の日時が決まりましたら ご案内をさせていただきますので
その折にはご臨席賜りますようお願い申し上げます
略儀ではございますが 取り急ぎ披露宴の延期のお詫びまで申し上げます
謹白

延期の連絡後に改めて結婚式の日程が決まった場合のお詫びと招待状の例文

謹啓 初夏の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます
先般は結婚式を延期することになり ご出席を予定してくださった皆様には
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと 深くお詫び申し上げます
つきましてはこの度 新たに日取りが決まり 新しい人生の出発を迎えることになりました
皆様には 今までと変わらないご厚誼ご鞭撻をお願いいたしたく
ささやかですが小宴を催したいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが ぜひご出席くださいますようご案内申し上げます
謹白

結婚式中止、延期決定前に頂いた結婚祝い(ご祝儀やプレゼント)の対応

結婚式中止、延期決定前に頂いた結婚祝い(ご祝儀やプレゼント)の対応

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親族や特に親しい方からは、結婚式出席前にご祝儀をや結婚祝いを結婚式前に受け取っている場合があります。結婚式中止、キャンセル、延期のお詫び状を作成する際に、結婚式前にいただいたご祝儀やプレゼントなどの返却についても同時に考えましょう。

結婚式を延期する場合

結婚式を延期して次の日程が既に決まっている場合には、一旦結婚祝いとしていただいたご祝儀やプレゼントをお返ししないでそのまま受け取りましょう。「大切に保管させていただきます」と一筆添えてお詫び状を送ります。

結婚式を一旦中止して延長の日程の目途が立っていない場合

延期して日程はまだ未定ですが、そう遠くない日に結婚式を行う予定である場合には、結婚祝いは返さずそのままお預かりする状態でいいでしょう。
延期理由と日程のおおよその目途をお詫び状に添えて「その日まで大切に保管させていただきます」と一筆添えてお詫び状を送りましょう。
ただし、結婚式が一旦中止となり、延期するとしても一年以上先など日程の目途が立たない場合には、結婚祝いをお返ししたほうがいいでしょう。

結婚式を完全に中止、キャンセルする場合

結婚式が完全に中止、キャンセルになった場合には、いただいた結婚祝い(ご祝儀やプレゼント)は、お詫び状とともにお返しするのがマナーです。

結婚式中止やキャンセルの場合の結婚祝いの返し方のマナー

結婚祝いでいただいたものは、二人のためを思って選んでくれた贈り物であるため、そのまま返すのは失礼です。また、お詫びの意味も含めて頂いたものの金額に少し上乗せした金額にした金券(商品券やギフトカードなど)と、ちょっとしたギフト(お菓子の詰め合わせなどの消えものがおすすめ)を添えて、お詫び状と一緒にお送りします。

結婚祝いを品物(プレゼント)でいただいた場合

インターネットなどでいただいたプレゼントの値段を調べ、おおよその金額を把握したうえで、その金額に2~3割ほど上乗せしたきりのいい額の金券と、ちょっとした贈り物を添えて、お詫び状とともに送ります(プレゼントが8000円であれば10000円程度)。

結婚祝いをご祝儀(現金)でいただいた場合

ご祝儀をいただいた場合ははっきりと金額が分かっているため、同額の金券と、ちょっとした贈り物を添えて、お詫び状とともに送ります。

まとめ

結婚式の延期、中止、キャンセルになった場合は速やかに連絡と配慮を

結婚式が延期、中止、キャンセルになってしまった場合、当事者である新郎新婦の気持ちとしてショックを受けていることも多いでしょう。ただ、ゲストとの関係性は今後も続くものでとても大切な絆なため、こういう時にこそ冷静に対応し、速やかな連絡や細やかな配慮を怠らないよう気を引き締めてさまざまな手配を行いましょう。

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この記事のライター

結婚式準備.com編集部

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