結婚式ゲストの欠席やドタキャンの対応。欠席者が多い理由は?欠席を防ぐ対処方は?ショックの乗り越え方は?

結婚式の招待状を出したのに欠席者が多かった、結婚式直前にドタキャンの連絡があった、新型コロナウィルス感染症や台風の影響などやむを得ない理由で欠席者が続出…こんな場合はどのように対処したらいいのでしょうか。また、ショックを受けて落ち込んだ気持ちをどのように前向きに切り替えたらいいのでしょうか。結婚式の欠席者が出た場合の状況別対応方や、欠席者を少なくするための配慮、また欠席者が出たときの気持ちの切り替え方をまとめました。

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結婚式の招待ゲストから欠席連絡が届いた場合の対応は?

結婚式の招待ゲストから欠席やドタキャンの連絡が届いた場合の対応

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一生懸命に結婚式に向けて準備をしていたのに、突然の欠席連絡…ショックを受けてしまうこともあるでしょう。ただし、落ち込んでしまう前に、ひとにはさまざまな事情があり、どうしようもないこともあると気持ちを切り替え、会場側への人数変更の連絡と、欠席連絡をくれたゲストに対しての対応をしっかりすることが大切です。

結婚式欠席の返事や返信は必ず丁寧に行う

結婚式の欠席連絡をもらうと、ショックで気持ちが落ち込むことも多いでしょう。しかし、欠席連絡をするゲスト側も、さまざまな事情や思いがあり、迷った末に欠席連絡をしていることが多いものです。欠席連絡をとても気まずい思いで行う人がほとんどです。できるだけその気持ちを思いやり、対応は丁寧に行いましょう。
欠席連絡が電話で来た場合には電話でお話しできますし、メールできた場合にはメールで返信できますが、はがきで欠席連絡がきた場合にもそのままにせずに、メールやラインなどで返信を行いましょう。
返信をする際に、結婚式で会えないのが残念などといった言葉だけで終わらせずに、相手の状況や立場を思いやる言葉や、落ち着いたら会う機会を作りたいといった言葉を添えると、相手の気持ちも軽くなり、今後の人間関係にきっとプラスに働くでしょう。

欠席ゲストに欠席理由は基本的には聞かない

欠席ゲストの欠席理由が不明確な場合でも、こちらから欠席理由を聞くのは避けましょう。欠席理由が「どうしても都合がつかず」や「やむをえない事情により」などのぼかした理由の場合は、病気や身内の不幸などの不祝儀に対しての配慮であることもあります。また、深く問われたくない事情や、新郎新婦を傷つけたり不快にしてしまう理由といった配慮からの場合も考えられます。そのため、ゲストに欠席理由を聞くようなことは避けた方がいいでしょう。

欠席ゲストから結婚祝い(ご祝儀やプレゼント)を抱いたらお返しを送る

欠席したゲストから、結婚祝いとしてご祝儀やプレゼントを頂くこともあります。その場合は、頂いたことに対するお礼はすぐに電話やメールで連絡します。
また、お祝いを頂いてから1カ月以内にお返し(内祝い)を送りましょう。結婚祝いのお返しの金額目安は、頂いたお祝いの1/3~半額ほどが目安です。

結婚祝いのお返しについて詳しくはこちらをご覧ください。

結婚祝いのお返し(内祝い)は何がいい?引き出物はあり?結婚式欠席で頂いたご祝儀や贈り物のお返し金額目安やマナー

結婚式会場へゲスト人数変更とキャンセルをすぐに連絡

結婚式欠席ゲストのキャンセル対応

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ゲストから結婚式の欠席連絡を受けたら、すぐに会場側にゲスト人数の変更連絡をする必要があります。結婚式までの日数によっては、修正をしなければいけいなものや、キャンセルが効かずに料金がそのままになってしまうもの(引き出物、プチギフト、料理、飲物)もあるからです。また、スピーチや余興などをお願いしていた人が欠席する場合には、代役を立てるかなどを考える必要も出てきます。

結婚式1カ月前の欠席連絡とキャンセルの対応

ほとんどのものはキャンセルが効きますが、席次表や席札などを発注後の場合、すぐに修正が効く状況がどうかを確認しましょう。修正が効かない場合には、無理に再印刷するといった対応は現在は少なく、そのままにすることが多いようです。欠席者に修正シールを貼る、といった対応をとることも可能ですが、余計に目立ってしまうため、そのまま進めましょう。

結婚式2週間前~10日前の欠席連絡とキャンセルの対応

引き出物、プチギフトなどのキャンセル期限が間近であることがほとんどです。引き出物などはキャンセルが効く場合もありますが、プチギフトはロットで発注するため、難しいことも多いでしょう。

結婚式3日前~直前の欠席連絡とキャンセルの対応

料理、飲物のキャンセルができないギリギリの期限です。ほとんどのキャンセルが効かないことが多いため、席次や余った料理など、どのような対応がゲストを混乱させないかを担当プランナーと相談しましょう。

結婚式のドタキャン欠席連絡で引き出物や料理などキャンセルできないものの対応

結婚式直前の欠席連絡でキャンセルが間に合わなかった場合、どのように対応するのが良いのでしょうか。

欠席ゲストにキャンセル料金やご祝儀の催促はしない

直前の欠席連絡は、結婚式でゲストのために準備したものがキャンセルできないことがほとんどで、すべて自己負担しなければなりません。しかし、欠席した人にご祝儀やキャンセル料金を催促するようなことは避けましょう。現在では、ご祝儀の習慣に対して懐疑的な人も多いことや、お金の話をすることで、人間関係がこじれて自分自身の気持ちや立場が余計に傷ついてしまうことも多々考えられます。
多くの場合は欠席連絡をした後に、結婚式後1カ月以内にはご祝儀や結婚祝いを送ってくれる人がほとんどですが、万が一何も送られてこなかった場合にも、こちらから催促するようなことはやめておきましょう。

余った引き出物は結婚祝いのお返し(内祝い)として用いる

キャンセルが間に合わなかった引き出物は、結婚祝いのお返しにしましょう。

欠席ゲストから結婚祝いとしてご祝儀を頂いた場合

欠席ゲストからご祝儀を頂いた場合には、お祝いのお返しとしてキャンセルになった引き出物をそのまま送って問題ありません。

欠席ゲストから何も頂かなかった場合

欠席ゲストから何も頂かなかった場合には、余った引き出物を送るのはやめておきましょう。というのも、ひと昔前は結婚式が終わった後に、直前に欠席したゲスト全員にすぐに引き出物を送るケースが多かったのですが、ご祝儀の催促のように感じてしまう人も中にはいるようです。そのため、ご祝儀を頂いた方にのみ、お返しとして送るほうが良いでしょう。

余ったコース料理は欠席者と同じテーブルのゲストに振る舞う

キャンセルが効かずに余ってしまったコース料理は、縁起がいい料理のため、欠席者と同じテーブルに付いている人に振る舞うのが一般的な対応です。出席してくれた他のゲストの方に大いに喜んでいただけるよう、担当者に無理なく進めてもらえるようお願いをしておきましょう。

結婚式で欠席やドタキャンのゲストが多い理由と欠席者を減らすための配慮

結婚式で欠席やドタキャンゲストが多い理由

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結婚式で欠席ゲストが多くなってしまう理由とは何が主な原因でしょうか。また、欠席ゲストが多くなる、ドタキャンをできるだけ防ぐための対処方や対応にはどんなものがあるでしょうか。

結婚式で欠席やドタキャンのゲストが増える大きな理由

招待状を出す前に事前打診をしていない

結婚式の招待状を、なんの打診もなくいきなり送付すると、相手の都合がついておらず断られる確立が非常に高くなります。また、最初の打診から日数が空いてしまった場合にも、(例えば1年前に結婚式会場を予約し、その時に招待状を出したいと打診して7カ月後に招待状を送付するなど)長い間に状況が変わっていたり、結婚式に招待されていたことを忘れてしまっていたり…と断られる要因になります。

人数合わせで多めにゲストを招待している

会場のキャパシティに招待数を合わせたり、新郎側、新婦側でゲスト人数のバランスをとって、無理に招待ゲストを増やそうとして、普段あまり親睦がない方や、直近であまり連絡をとっていなかった方を招待するのは、欠席されてしまう大きな理由のひとつです。

招待ゲストの年齢による立場や状況

友人ゲストの欠席が多くなる理由のひとつに、「妊娠出産、子育て、仕事での出世」などのタイミングが重なってしまうという問題があります。特に女性で同い年の友人の招待が多い人にはよくある問題です。妊娠出産や子育て、仕事が忙しくなる年齢のタイミングがすべて重なってしまい、仲の良いグループ単位で欠席されてしまう…といった理由です。

季節のタイミングや世の中の状況

3月~4月の期の変わり目、大型連休、クリスマスシーズンなどの国民的イベントの時期には、すでに予定が入ってしまっていたり、後からも何らかの予定が重なり、欠席者が多くなってしまうことがあります。また、現在では台風シーズンや新型コロナウィルス感染症への配慮など、世の中の状況への配慮からの欠席も大きく増加しています。

結婚式で欠席ゲストが多くなるのを防ぐための配慮

事前打診は対面で、または電話での連絡を

招待状を送る前の事前打診をメールやラインで済ませてしまうことはできれば避けましょう。直接会って、または電話で相手ときちんと話をしてのひと手間かけた招待は、相手の心に大きく残ります。また、しばらく連絡がない間柄だったとしても、直接話すことで懐かしい思い出話や親しい気持ちが蘇り、結婚式への思いや期待感が高まることも。いまは便利な連絡ツールはたくさんありますが、結婚式の招待はひとりひとりに合わせた、気持ちを尽くした招待が大切です。

ゲスト選びは慎重に。人数合わせでのゲストは招待しない

会場のキャパシティに招待数を合わせたり、新郎側、新婦側でゲスト人数のバランスをとって、無理に招待ゲストを増やそうとして、普段あまり親睦がない方や、直近であまり連絡をとっていなかった方を招待するのを見直したほうが良いでしょう。現在ではゲスト数に対するこだわりや概念がひと昔前のものになりつつあり、本当に親しい人だけを招待する方向にシフトしつつある、といった現状もあります。招待ゲストのリストアップの際に、ふたりでしっかりと話し合いましょう。

相手の立場や状況を考えた誘い方を工夫する

遠方に住んでいる、妊娠中や子育て中、身体が弱い、仕事が忙しい…などさまざまな事情を抱えたゲストは、結婚式の出席に大きなハンデや懸念があることが考えられます。できるだけ懸念や結婚式に出席しづらい理由を思いやり、配慮することが大切です。子育て中の方には子どもと一緒の参列ができるよう取り計らう、遠方の方には事前にお車代の話をする、仕事が忙しい方には挙式、披露宴、二次会のどれかに参加してもらえないか打診する…など、相手が心配していることを軽減できる案を招待の際に一緒に提示できると良いでしょう。

世の中の状況などに配慮して事前に対策をとる

新型コロナウィルス感染症や台風など、事前にはどうしても予想できなかった世の中の状況があります。ただ、それが分かった段階で、どのような対策をとるのかをすぐにふたりで相談し、ゲストから欠席を告げられる前に素早くお知らせして安心してもらうことが大切です。対応がなかなか決まらなかった場合にも、不安に思っている方たちのために「現在どのようにするのか協議中です」といった連絡を一本入れるだけでも心象が違います。

まとめ

結婚式の欠席ゲストが多かった場合のショックな気持ちの乗り越え方

結婚式の欠席ゲストが多いと、一生懸命に結婚式の準備をしてきたぶん、ショックも大きくなるでしょう。世の中の状況や年齢的なタイミングで欠席ゲストが多くなってしまうこともあり、それは本当にやむを得ない理由と言えます。
まずは、出席してくれるゲストのために、前を向くことが大切です。結婚式はふたりのお祝いの場でもありますが、今まで人生でお世話になった方たちと、今後の絆を強くする場でもあります。ふたりの新しい門出をお祝いしてくれる人たちと最高に楽しい時間を作ることで、結婚後の人間関係がより豊かなものになっていくでしょう。

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結婚式準備.com編集部

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