結婚式二次会の幹事は3～4ヵ月前に依頼するのがベスト！その理由は？
結婚式の二次会幹事を依頼するタイミングは、結婚式の3～4ヵ月前がベストです。「そんなに前もって依頼するの？」と感じた方も多いかもしれません。ですがこれにはきちんと理由があります。
結婚式の二次会の出欠をとるには、招待状を送付し返信を待つことが必要になります。これを結婚式の招待状と一緒に発送するととてもスムーズです。結婚式の招待状の発送は約2ヵ月前となり、これに同封して二次会の招待状を発送するには、このときまでに詳細が決定している必要があります。
逆算すると余裕をもって二次会の準備に入るには、そのさらに1～2ヵ月前にあたる時期に二次会幹事が決定している必要があります。
これが、結婚式の3～4ヵ月前には二次会幹事を依頼しておくのがベストである理由です。
結婚式二次会準備のスケジュール
二次会準備を進める具体的なスケジュールに関して、流れを紹介しておきましょう。このスケジュールに沿って準備を進めることができれば、直前に慌てることはないでしょう。
3～4ヵ月前 幹事を依頼する
幹事は新郎側と新婦側の仲の良いお友達に依頼するケースが一般的です。一人だけに負担がかかることがないよう、2名ずつ選定し依頼しましょう。二次会の規模や招待人数に合わせて幹事の人数を増やしても構いません。
幹事に司会も依頼するケースが多いのが二次会です。司会にはどうしても向き不向きがあるもの。幹事を選ぶ際には、「この人ならきっと盛り上げてくれそう！」というムードメーカー的存在の友人に依頼するのがコツです。
3ヵ月前 会場を決定する
幹事が決まったらさっそく二次会会場を決定しましょう。会場を選ぶ際には、参加見込み人数に合った広さが十分に確保できる場所を選ぶこと。
結婚式帰りは引出物を持ったゲストが一斉に参加するため、クロークなど荷物を置く場所がある会場を選ぶのがポイントです。
会場を選定する際には結婚式場からのアクセスが良い場所を選びましょう。ただし、二次会には結婚式に参列していないゲストが多く参加する場合もあるため、どのようなケースであっても不便に感じることがない場所を選んでおくことが大切です。
2ヵ月前 招待状を発送し、二次会の内容を考える
結婚式の招待状を発送するときに「二次会の案内付箋」を同封する方法は便利でとてもおすすめです。招待状を結婚式と二次会で分ける場合にも、おおよそ2ヵ月前には招待状が発送できているようにしましょう。二次会の付箋は新郎新婦が作成する場合もあれば、二次会幹事が作成する場合もあります。感じが作成する場合にはあらかじめ期日について明確にしておくこ都が大切です。
また、この時期は二次会の内容について検討をスタートする時期です。内容に関しても、新郎新婦と幹事で一緒に決める部分と、幹事にお任せする部分がある場合が多いため、きちんと役割分担をしましょう。
二次会の内容は二次会幹事が主に考えるところではありますが、「この演出だけは入れたい」などの特別な要望があれば早めに伝えておくと良いでしょう。
1ヵ月前 ゲスト人数の確定・必要なアイテムの準備
招待状を発送したら、返信が集まるのを待ちましょう。返信期日は1ヵ月前に設定しておき、1ヵ月前には具体的に何名のゲストが二次会に参加できるのかが把握できているようにしておくといいですね。
結婚式の招待状に同封している場合、二次会の出欠は新郎新婦がとりまとめ幹事に報告をしましょう。幹事にとりまとめてもらう場合には、ここからは幹事にすべてお任せでOKです。
二次会の中では、新郎新婦からゲストにプレゼントを用意することもあります。その場合の準備物は時間に余裕をもって手配しましょう。どのタイミングでどのようにそのアイテムを使用するのかは、二次会の幹事としっかりすり合わせをして決めておく必要があります。直前で「この場でこういうことがしたいんだけど」などと言うと、せっかく幹事が考えて作成した進行内容に影響を及ぼしかねません。
二次会幹事には新郎新婦からのお礼を忘れずに
二次会を依頼する幹事にはきちんとおふたりからのお礼を渡しましょう。お礼の渡し方にもさまざまな方法があります。幹事の二次会会費を無料にしたり、お礼の品をプレゼントで贈呈したり、食事会を開きお礼に美味しいお料理をごちそうしたりと方法は特に決まっていません。大切なのは感謝の気持ちを伝えることです。
まとめ
結婚式準備が始まると、つい後回しにしてしまいがちなのが二次会の準備です。結婚式準備のスケジュールを考えるときには、常に二次会準備を同時に進めていくように意識しましょう。
幹事を依頼する際には、スケジュールに余裕をもって早めに依頼するのがポイントです。二次会は思った以上に準備項目が多く、十分な時間的余裕がなければ幹事に負担をかけてしまうことになってしまいます。このようなことにならないためにも、早め早めに先回りして二次会準備を進めていくよう心がけることが必要ですね！
