4ヵ月前
ゲストのリストアップ
準備を始めるにあたって、ゲストのリストアップは欠かせません。他の予定と重なって結婚式に参加できないゲストも二次会に招待することもあるので、そのことをふまえて全体の人数や会場の規模の目安を決め、準備を進めましょう。
幹事のメンバーを確認する
二次会の幹事の中に初対面の人がいる場合は連絡先を交換し、準備を始める前に顔合わせをして挨拶を交わしましょう。
担当を決める
二次会当日をスムーズにこなすために、幹事の中で「受付」「司会」「会計」などの役割分担を決めて準備を進めます。
3ヵ月前
新郎新婦の要望を聞く
幹事は新郎新婦にどんな二次会にしたいかなどの要望を聞いておくこと。ゲームやビンゴなどの演出があるのであれば、そこでの景品をいくらかけるのかをも確認しましょう。
会費を決める
二次会は基本会費制です。一人あたりの会費や全体の予算はいくらにするのかを新郎新婦と相談を。演出や景品などにかかる費用も計算して予算を決めましょう。
会場を探す
レストランやカフェ、ホテルなど、二次会の会場をどこにするのかを決めましょう。気になる場所を見つけ次第、幹事は直接会場に行って雰囲気や設備、料理などを確認を。
2ヵ月前
招待状を作成・送付
ゲストの返信期間も考えて、早めに招待状を準備・作成して送りましょう！最近ではメールやSNSで出欠確認をするケースが多く、その場合は個人情報の取り扱いには注意しましょう。
進行・演出を決める
幹事は二次会当日の進行スケジュールやプログラムを決めます。会場によっては機器が整っていたり、レンタル料がかかるところもあるので確認しましょう。
会場と打ち合わせを行う
幹事は会場スタッフと、二次会当日に向けての打ち合わせと準備を行います。会場によっては持ち込みできないところもあるので、事前に確認をしましょう。
1ヵ月前
出欠確認・会場へ連絡
返信期限は1ヵ月が一般的となっているので、返信が来たゲストの出欠の集計をしましょう。また、出欠確認が取れ次第、会場にも人数の報告をしておくこと。
二次会の持ち物買い出し・準備
二次会での会場装飾、ゲームや演出に使用するものを準備しておきましょう。予算オーバーにならないように注意。
1週間前～当日
会場へ最終報告
1週間ほどになったら、幹事は会場に連絡を取りましょう。人数や料理の確定はもちろん、変更点があれば忘れずに報告を。
幹事の役割を最終確認
幹事の人たちは、自分たちの役割を最終確認をしておいてください。当日スムーズにこなすためにも幹事同士の打ち合わせも行い、責任感を持って望みましょう！
まとめ
二次会幹事のための段取り、準備スケジュールをご紹介しました。幹事は二次会に向けて準備する内容がいくつかあるので、早め早めの行動を心がけて。新郎新婦や会場スタッフとの打ち合わせはしっかりと確認をし、テキパキと準備をこなしましょう！段取り良く、新郎新婦にもゲストにも喜ばれる素敵な二次会を作り上げましょう。
