幹事必見!二次会招待状の内容と例文、送り方について

二次会幹事を依頼されたら、招待状の作成と発送を忘れずに行いましょう!二次会の招待状だということをしっかり伝わるよう、記載内容や作成のポイントをしっかりと抑えておくことが大切です。また、送る方法によって出欠確認や二次会準備をスムーズに進めることができるので、いまどきの招待状の送り方とそれぞれの注意点をご紹介していきます。

この記事のINDEX

招待状の発送・出欠確認の時期

手紙

幹事を任されたら、招待状の発送と出欠確認を忘れずに!二次会招待状の発送時期は、結婚式の招待状と同じように「2~3カ月前」に送るのがベストです。ギリギリで招待状を送ってしまうと企画の準備などが進まない可能性があるので注意しましょう。返事の締め切り期間は二次会当日の「1カ月前」ぐらいに設定し、ゲストの出欠確認をします。

記載する項目と内容

レター

二次会のタイトル(件名)

二次会のタイトルは「新郎新婦の名前」や「結婚式二次会のご連絡」といったフレーズで記載し、二次会の招待状だということをわかりやすくしましょう。また、英語でタイトルをつけるとよりオシャレな雰囲気になるのでオススメです!

日時

幹事はそれぞれの招待状に、日にち・集合時間・二次会の開始時間・二次会の所要時間を記載しましょう。

会場

二次会の招待状に、二次会会場の名前を記載します。会場名はゲストが当日会場を探す時の重要な情報になるので、幹事は忘れずに記載してください。

アクセス・地図

二次会に参加するゲストが会場までスムーズにたどり着けるよう、招待状に会場の住所と地図を記載しましょう。会場のホームページがあればURLを載せておくといいです。また、最寄り駅からの所要時間や駐車場の有無もあると親切です。

会費

男性と女性に分けて会費の値段を記載しましょう。一般的に男性側がやや多めに会費を支払うので、分かりやすくしてあげるのがポイントです。

ドレスコード

二次会のテーマに合わせてドレスコードを指定する場合は、必ず招待状に記載しましょう。文章と一緒にイラストやイメージ画像があるとゲストも安心です。

返信期日

出欠確認も幹事が行うため、スムーズに確認が取れるように招待状に返信期日を記載しましょう。出欠確認が遅くなると、その後の準備に影響が出てしまうので、返信期日を忘れずに。

幹事の名前・連絡先

最後に出欠確認を担当する幹事の名前と連絡先を記載します。いざという時のための連絡先を記載してあげるとゲストも安心です。

招待状の参考例

《ご案内》
○○さん&○○さんの結婚式二次会のお知らせこのたび、○○さんと○○さんがご結婚されることになりました。お二人の門出をお祝いしてパーティーを開催させていただきます。ぜひご参加していただけますようお願いします。
日時:○年○月○日(○曜日)
時間:開場○時・開始○時
場所:○○○
会費:男性○円・女性○円
服装:平服でお越しください。
当日のご都合のほどを○月○日までにご連絡ください。
二次会幹事担当:○○
TEL:090-○○○-○○○

送る方法と注意点

注意点

メール

メールで招待状を送る場合は、迷惑メールに間違われないように注意しましょう。機種依存文字や絵文字だけのメールだと、迷惑メールと間違えて出欠確認の返信が来ないこともあります。そのため、件名にしっかりと「二次会のご案内」と入れて送信しましょう。また、一斉送信で送る場合は、面識の無い人のアドレスが見えてしまいます。見えないように宛先はBCCで送りましょう。幹事自身が知らない人にメールを送る場合は、新郎新婦にお願いをして、あらかじめ了承を得てもらうことも大切です。

SNS

最近ではSNSを利用した方法が増え、写真や動画が共有できるので人気があります。SNSの場合は出欠確認の返信方法を記載することも忘れずに!使い慣れているツールで招待が可能ですが、こちらも招待者の情報などが漏れないように幹事は注意しなければなりません。また、SNSを使い慣れていない人もいるので、そういったケースにはメールや手紙で招待状を送るのがベストです。

専用アプリ・サイト

結婚式・二次会招待状の専門アプリやサイトを使用すれば、招待状をオシャレにかわいく作成することができます。ただ招待状を送るだけでなく、出欠確認が取れる二次会参加名簿が作れたりするので、幹事の仕事の効率が上がり、準備もスムーズに進みます。

ハガキ

ハガキでの郵便はゲストに丁寧な印象を与えることができます。ただし、他の方法よりもコストがかかってしまうので、新郎新婦と相談しましょう。

まとめ

レターセット

二次会の招待状を送る際は、幹事は二次会に必要な情報をしっかりと記載しましょう。最近ではメールやSNSなど様々な方法がありますが、自分たちが使いやすい方法で招待状を送るのがベストです!

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この記事のライター

結婚式準備.com編集部

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