結婚式二次会の受付の役割を解説。受付の流れをスムーズにする名簿の作り方や準備リスト、会費管理など会計の役割を担う場合まで解説

結婚式二次会の受付係を依頼されたら、スムーズに受付ができるよう、流れを想定してポイントをチェックし、当日に向けて準備を進めていきましょう。また二次会の受付の流れを具体的にシミュレーションしておくことで、当日はどんな時も柔軟に対応することできます。名簿やお金の管理グッズなど、工夫して用意できるものはあらかじめ準備をして、余裕を持って行動しましょう。この記事では、結婚式二次会の受付係の準備の仕方を解説します。

この記事のINDEX

結婚式二次会の受付係の役割と仕事内容。受付からお金の会計的な役割まで幅広く担当

結婚式二次会の受付

大勢のゲストが訪れる結婚式の二次会。パーティへの期待が高まる中、受付係がやるべき仕事は単なる受付だけでなく、会費の管理やゲストの案内など多岐に渡ります。

結婚式二次会の受付の主な役割と仕事内容は?

結婚式二次会の受付係を頼まれたら、大体次のような5つの役割を担います。特にゲスト出席の正確なチェックや会費の受け渡し、会計管理は、スムーズかつ絶対にミスがないようにするために、事前準備が必要になります。

【結婚式二次会の受付係の主な仕事内容】
・ゲストの出欠確認(支払い済みの人のチェック)
・会費の管理(会費の集金・おつりの準備)
・ゲストのコートや荷物預かり
・入口から場内への誘導(随時)、会場内の案内
・新郎新婦のプロフィールブック、ゲーム用配布物などがあれば配布
・チェキ撮影やメッセージカードの用意など演出のための下準備
・遅刻してきた人の対応(パーティ開始10分程度で会場担当者にバトンタッチ)

受付係が会計の仕事まで担当するならどこまで役割負担をする?

受付はゲストから会費を受取り管理をおこなうため、会計的な役割まで担当することが多いです。ただし、お金を集めてもお金を受取り管理するのは幹事や別に会計がいる場合もありますので、受付としてどこまで関わるのかを確認しておきましょう。
基本的には受付がお金の管理を担当するのは集計までで、集めたお金や頂いたご祝儀やプレゼントなどは、幹事や会計係に渡して報告までであることが多いようです。

【受付が担当する会計の役割の一例】
・釣銭の用意(釣銭を用意するのは受付とは別の幹事や会計の場合もあり)
・会費の受取と支払ったゲストのチェック
・別途ご祝儀やプレゼントを持参した人の結婚祝いの管理
・会費の集計。ゲスト数と集めた金額が一致するか確認
・集計し、携帯金庫などに保管した会費を責任者(幹事または会計係)に渡す

結婚式二次会の受付係は何人必要?

結婚式二次会は、会場によっては披露宴よりパーティの終了時間の融通が利かないことが多いため、できるだけ定刻通り開始する必要があり、通常は受付開始から20~30分以内でゲスト全員の受付を完了しなければなりません。ゲスト人数にあわせ、受付係の人数を増やす必要があります。
受付係は幹事が兼ねることも多いのですが、ゲスト数が多いパーティであれば、当日幹事も大忙しです。そういった場合は、無理をせず信頼のおける別のだれかに受付をお願いしましょう。また、ゲスト数が50人以上になるようなら、受付での渋滞を避けるため、会費の受け渡しがスムーズに済むよう男性ゲストと女性ゲストで受付を分けてオペレーションしましょう。

【ゲスト人数による二次会受付係の目安】
・40人以下・・・2~3人
・50人以上・・・4~5人
・80人以上・・・5~6人

結婚式二次会当日までに用意・準備するものリスト。当日をスムーズにするための下準備

結婚式の二次会受付

結婚式二次会をスムーズにおこなうためには、受付に必要な備品を漏れなく揃えることが大切です。また、ゲストチェックからエスコートまでスムーズにおこなえるよう、チェック漏れを防ぐ工夫した受付名簿のリストを作成するなどのアイデアも確認しておきましょう。

結婚式二次会の受付をスムーズにする受付名簿の準備方法

二次会の名簿の役割は、招待ゲストの出席を確認するだけでなく会費管理にも重要な役割を果たします。結婚式で言う芳名帳の代わりです。名簿をチェックする時に会費の受け渡しも確認します。特に受付は一気に人が集まり混雑が予定されるので、スムーズなやり取りが大事です。

【二次会受付名簿をスムーズにする際の作成注意点】
・ゲスト数が50名以上の場合は新郎側・新婦側に分ける
・あいうえお順に名前を並べる
・名前は漢字だけでなくふりがなの欄も作成する
・お車代を渡す人、会費をもらわない人、ご祝儀を頂いた人など、書き込める備考欄を用意する
・飛び込み参加などとっさの時に書き込めるメモ欄も用意する

二次会の名簿の作成例

二次会の名簿

二次会受付をスムーズに進行するために必要な備品を用意する

結婚式二次会の受付係は、二次会の受付時に必要なものを揃えておきます。

集金箱

集めた会費を保管するために使用。お金の種類でわけやすく、見やすい専用のボックスの購入をおすすめします。ボックス型で持ち歩きできるサイズがオススメです。通販などで手ごろな値段で購入可能ですが、会場によっては貸してくれることもありますので事前に確認しましょう。

会費のお釣り

二次会はほとんどが会費制なのでお釣りが必要になるケースがあります。お釣りが足らなくなり、誰かの財布から借りるなんてことのないように、多めに用意しておいてください。
『1万円から会費を引いた金額×参加人数の1/3』程度の金額を用意するのが目安です。

【例:会費7500円・ゲスト数60人の場合】
10,000-7500=2,500
2,500円×20=50,000円(千円札40枚・500円玉20枚)

電卓

会費の集計に必須です。大き目のものがおすすめです。スマートフォンの機能でもかまいません。

名簿リスト

先ほどご紹介した受付をスムーズに行うための工夫した名簿リストです。忘れた場合、複数で担当することも踏まえ2~3枚用意して受付係数人に渡しておきましょう。個人情報が書いてあるものなので、絶対に無くさないよう注意して管理してください。

筆記用具

受付係が名簿をチェックしたり、受付後にメッセージを書いてもらう時に必要です。受付係人数分のペン、数種類の色や太さのペンを用意しておきましょう。

受付や会場の装飾品

受付スペース、ウェルカムスペース、会場に装飾するものを用意します。披露宴から持ち込むものがあるのかを新郎新婦に確認しておきましょう。(披露宴で使用した装飾品を二次会会場に持ち込めるかなども事前に確認が必要)

役割分担を決める

結婚式二次会の受付係は、ただ単に受付をするだけではありません。
会費を集めて管理する係、荷物を預かり会場を案内をする係、写真撮影を手伝う係など、受付係の中で役割分担を決めておくことで当日スムーズな受付ができます。

会場の設備を把握する

結婚式二次会の受付の際、ゲストから受付係にトイレや喫煙所など会場設備を聞かれることもあります。
そんなときにすぐ場所が言えるよう、事前に各設備の位置を把握し、案内できるようにしておきましょう。

結婚式二次会の受付の流れと、仕事の役割例を本番に沿ってシミュレーション

結婚式二次会

一般的な結婚式二次会の受付の流れは大きく5つの流れと役割に良かれています。具体的な流れを頭に入れておき、誰がどのパートを担当するのか、役割分担を明確にするための参考にしてくださいね。

受付開始前のセッティングは20分程度で素早く準備

受付係は幹事と一緒に会場入りするため、受付開始時間の30分以上前に会場に到着します。会場担当者から貸与品や説明を受けた音、受付のためのテーブルセッティングや飾り付けを手早くおこないます。ゲストからに質問を受けることもあるので、店内設備の配置や二次会のタイムスケジュールについても確認しておきましょう。

受付スペースのセッティング

固定の受付がないお店では、テーブルで臨時の受付を設置します。撮影やカードへの記入がある場合は、そのスペースも準備しておきます。

ウェルカムスペースや受付の飾り付け

ウェルカムボードの設置や、二次会会場内に披露宴から持ち込んだ装花のセッティングを行います。時間がかからずセッティングできるかが重要です。

店内配置の確認

来場者からトイレやフリードリンクの受取場所、着席の場所などを聞かれることも多いため、速やかに案内できるようあらかじめ位置や伝え方の確認をしておきましょう。

ゲストの誘導導線の確認

受付、会費受け渡し、配布物、チェキ撮影、メッセージ記入など、ゲストが来場してから会場内までどのように流れるのか確認しておきましょう。

クロークの手順と預け場所の確認

クローク業務もおこなう場合は預け場所、預かり票や番号札の有無、ミスなく受け渡しができる手順などを必ず確認しましょう。

開場後の受付業務フローチャート。平均20分~30分程度で受付完了

CL-Medien – stock.adobe.com

最大約30分の受付時間で大勢のゲストの受付とエスコートを完了させる必要があります。
一般的な結婚式二次会の受付の流れは5つのシーンが想定されます。頭に入れておき、当日スムーズに対応しましょう。

(1)ゲストの出迎え

受付に来たゲストの名前を確認受付スペースにゲストが来たら名前を聞き、名簿リストで確認してチェックを入れます。万が一名簿に無かった場合は、名簿リストのメモ欄か別の紙に名前を書いておきましょう。その際、新郎新婦どちらの関係者か、どういった繋がりかまで聞けたら聞いておくのがベストです。

(2)会費を預かる

ゲストから会費を預かる名前をチェックできたら、会費を預かり金額を確認してから集金箱に入れます。お札や小銭は同じ種類でまとめておくと後で会計のときに楽です。

(3)荷物とコートを預かる

荷物がある場合は預かるクロークや荷物を置く場所に案内をしたり、ゲストの荷物を預かってその場所まで運びます。

(4)配布物、チェキ撮影、メッセージ記入

二次会では、受付時にインスタントカメラでおこなう写真撮影やメッセージを記入してもらう演出をしてもらうことが多いです。その場合はその場所まで案内をし、撮影のお手伝いをします。

(5)会場内に誘導、案内

撮影やメッセージの記入が終わったらメイン会場に誘導し、ウェルカムドリンクサービスの案内を忘れずに行います。

結婚式二次会開宴後、受付終了後の会費の集計の流れと管理のポイントを確認

二次会の受付

kwanchaift – stock.adobe.com

預かった会費は高額なので管理は慎重に行いましょう。受付終了後は、以下の通りチェックした名簿と集金箱を管理して幹事または会計係へ渡して、受付の役割は完了です。
受付係はゲストからの会費を預かり管理するという大切な役割があります。
人数によって、会費はとても大きな金額になります。せっかくのお祝いの場に、お金を紛失したり、最後に人数分の会費と合わなかったりするだけで、せっかくの楽しい二次会が嫌な気持ちで終わってしまう可能性も考えられます。
混雑でバタバタしてしまうこともありますが、集計したお金を幹事や会計係に渡すまで、お金を管理するボックスから目をはなさず、最後まで大切に管理しましょう。
二次会が始まったら、遅刻したゲストの対応は多くの場合会場側の担当者が変わってくれます。自分たちですべて対応するケースもあるので、そういう場合は受付係の中で交代制などで常にひとりは受付に目が届く場所にいるよう決めておきましょう。

来場ゲストを名簿で再チェック

最終的な参加者を名簿のチェックします。ドタキャンや当日参加者は、必ずわかりやすく記入して誰が見ても把握できるようにします。

ご祝儀やプレゼントなど預かり品

ゲストから会費以外に、ご祝儀やお祝いの品物を持参する方もいるため、詳細を名簿に記入しておき、会費と一緒に貴重品として厳重に管理します。

会費の集計

預かった会費の合計金額を集計します。紙幣は10枚ずつまとめて数えやすいようにしましょう。必ず別の人にもう一度数えてもらい、二重の集計を。

会費報告

受付終了後に名簿と会費を幹事や会計係に渡し、受付終了と会計の報告を行います。

ゲストから集めた会費の管理

高額になるので、パーティ中は決して放置しないよう、預かる人や場所を決めて保管します。可能であればお店に預けておけるよう相談を。会計係や幹事が管理する場合もあるため、役割を明確に。

まとめ

結婚式二次会の受付係は隙のない事前準備と当日の流れのシミュレーションが大事

結婚式二次会の受付係は、当日に向けて準備することがいくつかあります。
50音順の名簿リストを作ったり、必要な備品を用意したり、役割分担を決めたり、二次会会場の設備を把握し、やることがたくさんあります。打合せも必要でしょう。しかし、当日受付係を完璧にこなすことで、招待ゲストも新郎新婦も気持ち良く楽しい二次会になります。
受付係は新郎新婦の代わりに会費を管理する重要な役目なので、預かったお金を無くしたり、盗難などには十分気をつけましょう。

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結婚式準備.com編集部

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