結婚式二次会の受付係をスムーズにこなす準備の仕方と当日の流れ

結婚式二次会の受付係を依頼されたら、用意するものや確認することをチェックし、当日に向けて準備を進めていきましょう!合わせて二次会の受付の流れを知っておくことで、当日はスムーズに進行できき、どんな時も柔軟に対応することできます。用意できるものはあらかじめ準備をして、余裕を持って行動しましょう。この記事では、結婚式二次会の受付係の準備の仕方を解説します。

この記事のINDEX

二次会の当日までに用意・準備すること

結婚式二次会の受付

50音順リストを作成する

結婚式二次会の受付係は、新郎新婦に二次会に参加するゲストの名前を教えてもらい、50音順の名簿リストを作成しておきましょう。
リストを作っておくことで受付時にスムーズに出欠の確認ができます。

ゲストをスムーズに案内するために見やすい名簿リストを作成することが大切です。

  • 新郎側・新婦側に分ける
  • あいうえお順に名前を並べる
  • 名前は漢字だけでなくふりがなの欄も作成する
  • お車代を渡す人、会費をもらわない人など、備考欄を用意する
  • とっさの時に書き込めるメモ欄も用意する

これらの項目を網羅しておくと、当日は安心して受付ができます。

二次会に必要な備品を用意する

結婚式二次会の受付係は、二次会の受付時に必要なものを揃えておきます。

集金箱

集めた会費を保管するために使用。お金の種類でわけやすく、見やすい専用のボックスの購入をおすすめします。ボックス型で持ち歩きできるサイズがオススメです。

会費のお釣り

二次会はほとんどが会費制なのでお釣りが必要になるケースがあります。お釣りが足らなくなり、誰かの財布から借りるなんてことのないように、多めに用意しておいてください。
『1万円から会費を引いた金額×参加人数の1/3』程度の金額を用意しておくとよいです。
小銭だけでなく千円札も準備しましょう。

名簿リスト

先ほどご紹介した50音順にまとめた名簿リストです。忘れた場合も考えて2~3枚用意して受付係数人に渡しておきましょう。また、名前が書いてあるものなので、待ちなどで無くさないようにしましょう。

筆記用具

受付係が名簿をチェックしたり、受付後にメッセージを書いてもらう時に。いろんな色や太さのペンを用意しておきましょう。

受付の装飾

受付スペース、ウェルカムスペース、会場に装飾するものを用意します。披露宴から持ち込むものがあるのかを、新郎新婦に確認し、他のゲストより早めに移動しましょう。

役割分担を決める

結婚式二次会の受付係は、ただ単に受付をするだけではありません。
会費を集めて管理する係、荷物を預かり会場を案内をする係、写真撮影を手伝う係など、受付係の中で役割分担を決めておくことで当日スムーズな受付ができます。

会場の設備を把握する

結婚式二次会の受付の際、ゲストから受付係にトイレや喫煙所など会場設備を聞かれることもあります。
そんなときにすぐ場所が言えるよう、事前に把握しておきましょう。

結婚式二次会の受付の流れ

結婚式の二次会受付

一般的な結婚式二次会の受付の流れは5つ。頭に入れておき、当日スムーズに対応しましょう。

(1)受付に来たゲストの名前を確認受付スペースにゲストが来たら名前を聞き、名簿リストで確認してチェックを入れます。万が一名簿に無かった場合は、名簿リストのメモ欄か別の紙に名前を書いておきましょう。その際、新郎新婦どちらの関係者か、どういった繋がりかまで聞けたら聞いておくのがベストです。
(2)ゲストから会費を預かる名前をチェックできたら、会費を預かり金額を確認してから集金箱に入れます。お札や小銭は同じ種類でまとめておくと後で会計のときに楽です。
(3)荷物がある場合は預かるクロークや荷物を置く場所に案内をしたり、ゲストの荷物を預かってその場所まで運びます。
(4)二次会では、受付時にインスタントカメラでおこなう写真撮影やメッセージを記入してもらう演出をしてもらうことが多いです。その場合はその場所まで案内をし、撮影のお手伝いをします。
(5)撮影やメッセージの記入が終わったらメイン会場に誘導し、ウェルカムドリンクサービスの案内を忘れずに行います。

二次会受付前に確認・注意しておきたい2つのポイント

結婚式二次会

ポイント1

結婚式二次会の受付では、披露宴からそのまま来るゲストも多いので混雑することがあります。
そんな時のことも考えて、会場の入り口が混み合わないように受付スペースを設け、順番に受付をしてもらうように案内しましょう。
人が増えすぎてしまった時、邪魔にならないように中に入ってもらう案内も必要です。

ポイント2 会費はしっかり管理する

受付係はゲストからの会費を預かるという大切な役割があります。
人数によって、会費はとても大きな金額になります。せっかくのお祝いの場に、お金を紛失したり、最後に人数分の会費と合わなかったりするだけで、せっかくの楽しい二次会が嫌な気持ちで終わってしまう可能性も考えられます。
混雑でバタバタしてしまうこともありますが、お金を管理するボックスは見放さず、最後まで大切に保管しましょう。
また、お金の管理は2人以上~3人未満でおこなうことがよいでしょう。あまり多すぎると「誰かが見ている」と考えてしまい雑になり、少なすぎると、受付でスムーズにゲストを案内することができません。

まとめ

結婚式二次会の受付係は事前準備をしっかり、当日の流れを頭に入れて!

結婚式二次会の受付係は、当日に向けて準備することがいくつかあります。
50音順の名簿リストを作ったり、必要な備品を用意したり、役割分担を決めたり、二次会会場の設備を把握し、やることがたくさんあります。打合せも必要でしょう。しかし、当日受付係を完璧にこなすことで、招待ゲストも新郎新婦も気持ち良く楽しい二次会になります。
受付係は新郎新婦の代わりに会費を管理する重要な役目なので、預かったお金を無くしたり、盗難などには十分気をつけましょう。

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この記事のライター

結婚式準備.com編集部

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