結婚式や二次会をドタキャンされた側、ドタキャンする側の対策やマナー。ご祝儀や会費はどうする?お詫びの電話やメール文例

結婚式や二次会で、決してないとは言えないゲストの突然のドタキャン欠席。ドタキャンする側の理由はさまざまでしょうが、新郎新婦や二次会幹事に対してのお詫びの連絡メールや結婚祝いとしてご祝儀や会費をすぐに送るなど対応を配慮しないと、多くの人の信用を失う事態になりかねません。また、結婚式を行う側の新郎新婦や二次会の幹事側も、ドタキャンを防ぐための対応や対策が必要です。現在、新型コロナウイルス感染症の影響もあり「ドタキャンしたい」と迷っている人やドタキャンを心配している新郎新婦、二次会幹事は必見です。

この記事のINDEX

結婚式や二次会のゲストのドタキャン。どの期間から「土壇場でキャンセル」と考える?

結婚式をドタキャンされた場合の対応とキャンセル料

ドタキャンとは参加することを約束したのに、直前になったら来ない(行かない)ことを意味します。
結婚式や二次会を「直前の欠席=ドタキャン」とみなす期間は、結婚式の披露宴や二次会のゲストのために準備した料理や引き出物が、キャンセルできずにキャンセル料がかかってしまうタイミングからを意味することが多いでしょう。
料理と引き出物を合わせた金額はゲスト1人当たり大体20000円前後、二次会の料理は会場使用料含み1人5000円~7000円前後で考えられます。
ドタキャンの場合は新郎新婦、または幹事がキャンセル料金を自腹を切って負担することになり、ドタキャンしたゲスト側は結婚式や二次会の主催者側に、金銭的にも対応する手間的にも、多大な迷惑をかけることになります。

結婚式のキャンセル料金が発生するタイミング

結婚式で引き出物や料理のキャンセル料が発生してしまう期間は、会場によっても変わってきますが、結婚式の10日前~1週間前を目安に発生することが多いようです。

結婚式二次会のキャンセル料が発生するタイミング

結婚式二次会のキャンセル料金が発生してしまう期間は、最終人数の報告を行い確定した時点から発生することが多く、通常は会場側が指定する期日、1週間前~3日前に人数報告を行います。それ以降は人数が変動した場合、キャンセルに対応してくれるかどうかは会場次第といったところですが、多くの場合は難しく、キャンセル料金が発生することが多いでしょう。

結婚式をドタキャンされた場合の会場側への連絡方法と対応確認事項

結婚式のドタキャンをゲスト側から知らされた場合、新郎新婦はすぐに会場に連絡し、人数の調整や席次の修正(間に合えば)、キャンセル対応策や料金について確認する必要があります。

会場側の担当者にすぐ連絡して欠席ゲスト分のキャンセル可能かを確認

ゲストからドタキャン報告を受けた場合はすぐに会場側に連絡をして、担当者に現在発注しているゲスト数から料理や引き出物がキャンセルや調整可能かを確認します。場合によっては対応してくれるケースもありますが、多くの場合は数日前から調整不可能となり、予定の料金を支払うことになります。
ドタキャンがギリギリ過ぎてキャンセルが難しい場合は、余った分の料理や引き出物、席次の対応についてどのような方法があるかをウェディングプランナーに相談、確認を行いましょう。

キャンセルできないものの対応を考える

ドタキャンの場合にキャンセルできない、または修正が難しいアイテムとして、料理や引き出物、席次表やメニュー表などのペーパーアイテムがあります。

キャンセル分の料理

コース料理の場合はキャンセル分を出さないようにお願いすることもできますが、同じテーブルのゲストに振る舞い、みんなで分け合って食べてもらうようにすることもできます。テーブルのゲストの顔ぶれを見て判断しましょう。

席次、メニュー表などのペーパーアイテム

席次の修正が可能な場合は席次表から修正を行いますが、修正が難しい場合は椅子字体を用意せず、他のゲストとの感覚を調整して目立たないようにします。メニュー表やプロフィールブックなどのペーパーアイテムも欠席者の分は出さないようにします。

引き出物

余ってしまった引き出物は新郎新婦が持ち帰ることができます。欠席者がご祝儀など結婚祝いを後日送ってくれた場合には、引き出物を結婚祝いのお返しとして送ることができるため、当分の間は保管しましょう。

席次表の変更

席次表を作成したあとにゲストから欠席の連絡があった場合、以下の二つの対応策をとることができます。

・間に合う時間があれば席次表を作り直す
・欠席者を席次表に掲載したまま実際の席数のみ減らして対応する

ドタキャンの場合は、席次表を無理に変更する必要はありません。変更した席次表を新しく作成しなおせる時間がある場合もありますが、もう一度作り直すと費用も倍かかるため、どちらが良いかは検討しましょう。
席次表すべてにシールを貼って隠すという手段は、逆に目立ってしまうことが多いため、あまりおすすめできません。

結婚式をドタキャンされた場合の新郎新婦のゲスト側への対応方法

結婚式のドタキャンをゲストから報告された後は、冷静になり心が落ち着いてから、相手との関係性をよく踏まえたうえで欠席連絡に返信または電話連絡を入れましょう。

欠席ゲストの欠席連絡メールまたは電話に返信する

ドタキャンの欠席報告を受けた場合は、相手がとった連絡方法と同じ方法で返事をするのが望ましいでしょう。メールやラインの場合は同じ通信手段で、または電話で連絡をもらったものの出ることができずに留守電を聞いた場合には、電話をしてみましょう。

今後の関係性を考え冷静に対応する

結婚式をドタキャンで欠席されることについて、何かしらショックな気持ちになる人も多いでしょう。ただ、ドタキャンの欠席報告をしたゲストも、よくよく考えた上での非常に気まづい気持ちであることがほとんどです。相手との関係性をよく考え、欠席理由を確認した上で、冷静な対応をとりましょう。

欠席ゲストにキャンセル料やご祝儀は請求しない

ドタキャンした欠席ゲストにご祝儀やキャンセル料を送ってくれるよう要求するのは、絶対にやめましょう。結婚式はあくまでお祝い事であり、相手がお祝いの気持ちや配慮があれば、後日結婚祝いやご祝儀を送ってくれるはずです。相手の対応を冷静に待ちましょう。
万が一送られてこない場合にも、こちらからご祝儀や結婚祝いを催促するようなことは決して言ってはいけません。

欠席ゲストから結婚祝いが送られてた来たら引き出物をお返しに送る

後日、欠席ゲストからご祝儀やプレゼントなどが送られてきた場合には、キャンセルした分余っている引き出物を結婚祝いのお返し(内祝い)として送ります。ひと昔前は結婚式を欠席したゲストにすぐ引き出物を送るといいったこともありましたが。現在ではご祝儀をせかしているように感じられてしまう恐れもあるため、欠席した側から送られてくるのを待ってから送ることが一般的な認識になっています。結婚祝いが送られてこない場合には、送る必要はありません。

結婚式をドタキャンする側のゲストのマナー。欠席理由の連絡方法とご祝儀の送り方

結婚式をやむを得ない理由や急な事情で欠席せざるを得なくなった場合は、新郎新婦に席次やキャンセル料金で多大な手間と迷惑をかけてしまうため、欠席が決定した時点ですぐに新郎新婦に欠席報告を行います。

結婚式前日までのドタキャンの欠席報告

結婚式10日前から前日までに結婚式欠席を報告する場合は、できるだけ丁寧に報告しお詫びをするために、電話をして直接お詫びを口頭で伝えた方が良いでしょう。ただし、新郎新婦が電話に出られなかった場合には、欠席することがいち早くに伝わるよう留守電にメッセージを吹き込んだ後、改めて欠席理由とお詫びを文章にして、メールやラインで送ります。

結婚式当日のドタキャンの欠席報告

当日は、新郎新婦が忙しく電話に出られないことが考えられるため、まずは結婚式会場の担当者に電話で欠席を連絡します。次に、新郎新婦に報告を行いますが、新郎新婦は当日とても忙しく、電話に出られない場合のほうが多いため、電話ではなくメールやラインなどメッセージアプリで欠席理由とお詫びの一報を送ってください。結婚式終了の翌日以降に、改めてお詫びの電話を新郎新婦に入れましょう。

間に合えば祝電を依頼する

もし間に合えば、お詫びとお祝いの一言を祝電にして、会場に送ることをおすすめします。文字だけの祝電であれば、当日配送が可能です。祝電は一手間かかかりますが、その一手間によって新郎新婦へお詫びの気持ちと誠意が伝わりやすい、とても便利なツールです。ぜひ利用してみてください。

欠席連絡後は結婚式出席と同額のご祝儀を結婚祝いとして送る

欠席連絡後は、結婚式当日や新婚旅行に出かけている期間を避け、結婚祝いとしてご祝儀を贈りましょう。ドタキャンの場合は料理や引き出物のキャンセルができない場合がほとんどのため、結婚式出席時と同じ額のご祝儀を贈ることがマナーです。
すぐに直接手渡しする機会があるならお詫びとともに手渡しで、すぐに手渡しできないようなら郵送で現金書留でご祝儀を贈りましょう。

結婚式二次会をドタキャンされた場合の幹事や新郎新婦側の対応方法

結婚式二次会をドタキャンする場合の会費や予算、ドタキャン理由の欠席メール文例

結婚式の二次会をドタキャンする理由はいろいろですが、実は結婚式二次会のドタキャン率は披露宴と比較しても高く、ある程度の欠席は仕方のないことと考えられています。
二次会を赤字にしないためには、キャンセル発生時の適切な対応と事前の対策が欠かせません。

結婚式二次会のキャンセル率が高い理由

二次会のドタキャンが増える理由は主に4つです。企画段階で見直せる部分があれば、再検討してみましよう。

披露宴から二次会までの時間が開きすぎてしまう

披露宴後に別の予定を入れてしまうケースも多いので、参加者が減る傾向にあります。披露宴後は、そのまま二次会へとスムーズに流れるような時間設定をしましょう。

二次会の開始時間が遅すぎる

二次会の開始時刻があまりにも遅い場合は、翌日への影響を懸念して参加を見送る人が増えてしまいます。

会場の交通アクセスが悪い

タクシー以外に移動手段がないような会場は、参加を見送られがちです。二次会後の帰宅手段には、ある程度の幅が必要でしょう。二次会の会場には、駅から徒歩数分圏内にある店舗を選びたいところです。

相場より会費が高い

会費が高すぎれば参加者が減ってしまいます。 二次会の平均相場は男性が6900円(割合が一番高いのは8000~9000円未満で38.5%)、女性は6200円(割合が一番高いのは7000~8000円未満で38.5%)なので、この金額を目安に二次会の会費を設定するとよいでしょう。

データ出展:ゼクシィ 結婚トレンド調査2019調べ

結婚式二次会をドタキャンされた場合のキャンセル分の会費と対応方法

当日に二次会をキャンセルされた場合の会費は、どのように扱えばいいのでしょうか。詳しく解説していきます。

会場側にいつからキャンセル料金が発生するかの確認をとる

会費の扱いは、欠席の連絡を受けた時点で「二次会に利用するお店にキャンセル料を支払う必要があるかどうか」で決まります。二次会の会場はキャンセル対応が比較的ギリギリまで対応してくれる会場もあります。
しかし店舗貸切の場合は、人数確定の最終報告を受けてからの人数減少によるキャンセル料が発生するケースが多くあります。

欠席の連絡期日を設けておく

招待状に「欠席の連絡は〇月〇日までにお願いいたします」と添えておきます。期日後の連絡はキャンセル料が発生する旨を伝えておけば、トラブルの防止になるでしょう。

参加人数の増減は1割程度は見込んで予算を立てておく

二次会は、参加できるかどうかが直前まで判明しないゲストや、急に参加することになったゲストなど、個々の事情が多岐にわたるので柔軟な対応が必要です。
できれば、あらかじめ参加人数の増減を1割程度見込んだ予算を立てておくリスク回避が大切です。

当日欠席の赤字は誰が負担するかを明確にする

ひと昔前は、二次会を企画した幹事が二次会の責任を自主的に負ってしまうことも多かったようです。しかし現在では企画から演出内容、ゲストの招待まで、新郎新婦が積極的にかかわっていることが多くなっています。お金の問題は決して幹事だけで抱え込まずに、パーティ費用のどこまで会費で負担し、どこまで新郎新婦の自己負担とするかの確認を、事前に新郎新婦としっかり話し合っておきましょう。幹事を新郎新婦側から依頼している場合は、二次会の赤字は新郎新婦で負担すると申し出ましょう。

結婚式二次会をドタキャンする側のゲストのマナー。欠席理由の連絡方法と会費

主催者側ではなく、ゲストが二次会をキャンセルする場合は、どのような手順が必要なのでしょうか。ここでは、会費の支払いや当日キャンセルの連絡方法も含めて、詳しく紹介していきます。

結婚式二次会の直前の欠席は会費を払うと申し出る

当日キャンセルを含む直前のキャンセルは、参加をしなくても会費を払うのがマナーです。二次会の会場は貸切で利用するケースが多いので、キャンセル料が発生する期日は一般的な飲み会よりも早くなります。主催者側の負担を軽減するためにも、キャンセルの連絡と併せてキャンセル料の支払いを申し出ましょう。なお、「キャンセル料は必要ない」といわれた場合には、直前のキャンセルを謝罪したうえで、改めて少額の贈り物をするなどをして、申し訳なかったという気持ちを相手に伝えましょう。

結婚式二次会を当日キャンセルする場合の連絡方法

どうしても行けないと判断した時点で、すぐに幹事と新郎新婦の両方にメールまたはラインで欠席報告をしましょう。

二次会をドタキャンする理由とお詫びのメール内容

メールの内容は、行けない理由と丁重なお詫びを。もし電話番号を知っている間柄であれば、あまり間を置かず、二次会の後日でいいので、新郎新婦に直接お詫びの電話をしましょう。二次会当日は挙式・披露宴と新郎新婦は大忙しで、電話はつながらない場合がありますので、まずはメールがベターです。

連絡先がわからない場合は会場に連絡を入れる

例えば会社関係で二次会に呼ばれたため、幹事の連絡先を知らず、新郎新婦にも連絡がつかない…というようなケースも考えられます。そんな時は落ち着いて、会場側に電話して欠席を伝えて幹事に伝言をお願いしましょう。新郎新婦には改めてお詫びのメールと電話をしましょう。

結婚式や二次会をドタキャンする場合の欠席理由の報告とお詫びメールの文例

結婚式や結婚式二次会の欠席理由は、一般的には病気や身内の不幸、急な弔事などは新郎新婦には伝えずぼかして伝えることがマナーです。
ですが、ドタキャンのようにギリギリの欠席の場合、新郎新婦との関係性や信頼関係を考えた上で、特に親密な間柄や仲の良い場合には、正直に伝えたほうが良い場合もあるでしょう。一番は新郎新婦のお祝いに行けないことの申し訳ない気持ちを、しっかり伝えることが大切です。

一般的な結婚式の欠席を伝えるための、メールやラインの文例について詳しくはこちらからご覧ください。

結婚式を欠席。メッセージで欠席理由をどう連絡する?理由別、連絡方法別での書き方と例文

インフルエンザや風邪など病気でドタキャンする場合の報告とお詫びメール例文

〇〇さん、いよいよ明日は結婚式ですね。おめでとうございます。
実は明日の結婚式参列を欠席させていただくことになりました。大変申し訳ございません。
本日急な発熱のため、急ぎかかりつけの医者で診察を受けたところ、インフルエンザウィルスに感染していると診断されました。
〇〇さんの結婚式の招待を受けてから、ずっとこの日を楽しみにしていました。体調にも気を付けていだのですが…本当に申し訳ありません。
また改めて、結婚式後に体調が回復次第、おふたりをお祝いさせていただく機会を設けさせていただきたいと思っています。
おふたりの末永き幸せを、心よりお祈り申し上げます。

子どもの事情が理由でドタキャンする場合の報告とお詫びメール例文

本日はご結婚おめでとうございます。
今日、出席予定の結婚式を欠席せざるを得なくなりました。
とても楽しみに支度していたのですが、さきほど急に子供の調子が悪くなり、急ぎ救急病院に連れて行くため付き添うことになりました。
このような忙しい日にご迷惑かと思い、メールでのご連絡になってしまい申し訳ありません。会場の席数等でご迷惑をかけてしまうと思い、先に会場担当者の方へご連絡させていただきました。
お祝いの席に水を差すようなことをしてしまい、本当に申しわけないです。重ねてお詫び申し上げます。
また明日にでも、改めてお詫びの連絡をさせていただきます。

急な出張など仕事が理由でドタキャンする場合の報告とお詫びメール例文

〇〇さん、御結婚おめでとうございます。
実は明後日出席を予定していた結婚式ですが、欠席せざるを得ないことになりました。
職場の同僚がインフルエンザで欠勤となり、シフトの穴埋めをできる人材が見つからないため、急遽私が出勤することになりました。
やむを得ないとはいえ、〇〇さんの結婚式を間際になって欠席することになってしまい、なんとお詫びしたら良いか。本当に申し訳ありません。
私自身〇〇さんの晴れ姿を見ることを楽しみにしていたため。残念でなりません。また改めて、気持ちばかりですがお祝いを後ほどお送りさせていただきます。
このように間際での欠席報告、重ねてお詫び申し上げます。おふたりの末永き幸せを、心よりお祈り申し上げます。

台風や地震など自然災害が理由でドタキャンする場合の報告とお詫びメール例文

〇〇さん、御結婚おめでとうございます。
実は、明日の結婚式を欠席させていただきたいと思います。
結婚式直前の欠席連絡となってしまい、本当に申し訳ありません。
現在台風が接近しているのはご存じかと思いますが、
結婚式当日に新幹線が止まってしまう恐れがあるとの予報で、自宅が遠方のため、万が一交通機関に乱れが生じてしまった場合のことを考え、欠席せざるを得なくなりました。
前日に会場近くに宿泊することも考えたのですが、あいにく仕事を調整することがかなわず、前日入りも難しい状況です。
このような直前での欠席判断になってしまったこと、深くお詫び申し上げます。
また改めて直接お会いして、お祝いをさせていただければと思います。
おふたりの末永き幸せを、心よりお祈り申し上げます。

新型コロナ感染症が理由でドタキャンする場合の報告とお詫びメール例文

〇〇さん、御結婚おめでとうございます。
本当に申し訳ないのですが、10日後の結婚式を欠席させてください。
現在深刻になっている新型コロナウイルス感染症についてはご存じかと思います。
我が家は身内に基礎疾患をもつ者がおり、私が結婚式に出席することで万が一のことがあった場合について周囲が非常に心配しており、今回の結婚式出席を見合わせさせていただくことになりました。
私自身、〇〇さんの結婚式に出席してお祝いすることをとても楽しみにしていたので、とても迷い何度も考えましたが、これ以上返答を伸ばすことは〇〇さんに迷惑をかけてしまうと思い、ご連絡させていただきました。
こんな間際の判断になってしまい、本当に申し訳ありません。また改めて、気持ちばかりですがお祝いを後ほどお送りさせていただきます。
おふたりの末永き幸せを、心よりお祈り申し上げます。

まとめ

結婚式や二次会のドタキャンは迅速かつ誠意をもって対応する

当日のキャンセルはある程度仕方がないという認識も必要になります。キャンセルの期限と、ドタキャンが発生した場合の条件を会場に確認しておけば、不要なトラブルは防げるはずです。また、ゲスト側が当日に欠席をする場合には、マナーを意識した連絡と、新郎新婦へのフォローを忘れないでください。出欠とお金の問題は交友関係にヒビが入る原因にもなるので、主催者、ゲストともに誠意のある対応をしましょう。

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結婚式準備.com編集部

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